GTDで週次レビューを行う際のメモ

GTDで、実際にタスクを収集して分類しても、週次レビューを行わないことには意味が無いと言われている。

週次レビューを行ってみたのだがちょっと疑問点に感じるところがあったので以下、週次レビューに関するメモ。

1.頭の中にある気になることを全て書き出す。

自分はcheck*padにinboxリストを作成して利用している。

気になったこと、やりたいこと、やらねばならないことなどが生じてきたときに、PCで入力。
外出先などからは携帯を使って入力。

普段の日も時間がある場合は、フローチャートを使って分類する。週次レビューの際には一時間ほど時間を取って、思いつくこと全てをinboxリストに入力及び、分類。

2.全てのチェックリストを見直す

「ストレスフリーの仕事術」より、各チェックリストの見直し基準をピックアップ。

• 「次に取るべき行動」 --- 完了した行動にはチェックを入れる。リストを見直して、必要ならばリマインダーに登録しておく。

• 「連絡まち」 --- 連絡が来た項目はチェックを入れる。フォローアップが必要な項目は、しかるべきリストにタスクを追加。

• 「プロジェクト」 --- 各プロジェクトの状況・目的・結果をチェックする。各プロジェクトを進めるタスクをしかるべきリストに追加。そのプロジェクトに関連する資料を確認する。

• 「いつかやる/多分やる」 --- 今の状況ではじめることができるプロジェクトがないか確認して、プロジェクトに追加できる項目はプロジェクトリストに移動。興味がなくなった項目は削除。

• 「資料」 --- ざっと目を通して、古くなった情報は修正・削除。

3.前後1週間のスケジュールを見直す

過去一週間のスケジュールを見て、予定通りに行えなかったタスクがあればフォローするタスクをしかるべきリストに追加。

これからくる一週間のスケジュールに、追加すべき項目を追加。

その他に、、

週次レビュー時に行いたい項目があれば、行う。

やはり、GTDの情報に関しては、提唱者デビット・アレンの「ストレスフリーの仕事術」が一番分かりやすいです。GTDの詳細に関してはそちらを参考にしたほうがよさそうです。

2007/06/17 00:15:09 追記

週次レビュー時に、in-boxに追加された項目を具体的な行動に書き直すこともポイント。

項目を「〜したい」とするよりも、「〜する」と変更したほうがタスクを現実の行動とリンクさせやすい。

ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則