仕事をサボらないように手順書を作って作業しよう。
仕事をするときに手順書を作ってます？
僕はいろんな仕事術を試してみてきた。２５分のスパンで休憩を入れるポモドーロテクニックだったりだとか、一日でやってることの時間をすべて見積もりをだして実行するタスクシュートだとか。
でも、結局の所は、ちゃんと最初に手順をリストアップしてそれを潰していく手順書を書くのが一番効率よく仕事を成し遂げる方法なのだなと思い至った。具体的に次にやることが決まっていないのだからサボってしまう。気を散らさずに仕事をするためにはちゃんとした手順書を作成するのが大事なのだ。
まずは最初に手順書を作って仕事をしよう。
サボり癖というか、やるべきことがしっかりと決まってないとサボっちゃうんだなというのは昨日仕事していて気がついた。今やってる仕事は新しいアプリを作るために企画書を書くことをやってるんだけどさ、具体的に何をやるといいか分からなくてついついスマホに手が伸びてしまうのだよね。
これも何度か書いたことがある気ががするけども、仕事を始める前にまず手順書をしっかりと書いておくことでこういうことは回避できると思うんだけどさ、面倒くさくて出来ないんだよね。丁寧に仕事をすることを出来てないなぁ。
最近、「要領がよくないと思いこんでいる人のための仕事術図鑑」という本を読了したのだけど、この本の中にも手順書の書き方が書かれていた。やっぱり仕事の基本なんだなぁと思う。
この本では手順書の書き方も書いてある。でも自分が実際に作業をするときは、普段から使ってる一番使いやすいツールを使ってやればよいだろう。自分だと、タスクの管理はTodoistというTodoアプリを使ってるのだけど、これでプロジェクトでも作って、その中にやるべきことを全部リストアップしていけばいいんじゃないかな。
そして、実際に実行する段階になったら一つだけ取り出して、changelogの上でやってることを一つずつ記録しながら実際に作業をやっていけば良いのだろう。
マルチタスクになってしまうのを最も気をつけないといけない。
仕事をするときに、タスクをやりながら気が散っていて、twitterを覗きつつ仕事をやってることがある。そもそも仕事中に私用のネット巡回をしているのがどうだろう？と思うのだけど、その辺りの休憩したりの裁量権はある仕事なので疲れないように仕事はやっている。
でも、マルチタスクで仕事をすると普通にやるよりも疲れてしまう。やっぱり人間の脳というのは複数に注意力を散らしながら作業をやるようには出来てないようであり、やったらかえって疲れてしまう。
気をつけてるんだけどさ、どうしてもマルチタスクをやめることが出来ないんだよね。これも手順書をしっかりと書いておいて、仕事をやる時はきちんと記録を付けながら作業をしていれば避けることができる事態だろう。
実際に仕事をやる時は、いまやっていることをメモに書きながら仕事をする。
こういう今やっていることにフォーカスを当てるためのリストをDoing & Done リストというのだけど、このようなものだ。
前出の岩田氏は、To do リスト（やることリスト）でも、Don’t do リスト（やらないことリスト）でも、Done リスト（完了したことリスト）でもない、Doing & Done リスト（実行＆完了リスト）という、自ら編み出した方法を取り入れているそうです。
行動そのものがサイクルをつくるのでタイマーが要りません。やり方は次のとおり。
- タスクをひとつだけ書き出す
- そのタスクに集中
- 終わったら線を引いて消す
- 次のタスクをひとつだけ書く
- そのタスクに集中
- 終わったら線を引いて消す（繰り返し）
ツァイガルニク効果が生まれるよう、休憩は次のタスクにちょっとだけ取りかかってからがおすすめです。
- （開始）タスクをひとつ書く
- そのタスクに集中
- 終わったら線を引いて消す
- 次のタスクをひとつ書く
- そのタスクに少しだけ取りかかる
- 休憩
- タスクの続きに集中
- 終わったら線を引いて消す
- 次のタスクをひとつ書く
- そのタスクに少しだけ取りかかる
- 休憩
- タスクの続きに集中
- 終わったら線を引いて消す
- 次のタスクをひとつ書く（繰り返す）
30分程度では終わらない大きなタスクは細かく分割（休憩を挟む）し、数分程度の小さなタスクはまとめる（休憩せず継続する）のがコツです。
まとめ
仕事をちゃんと成し遂げるためには、まず最初に手順書を作成して、それをDoing & Doneリストの上で一つずつ確実に潰していくのが大事かなと思った。僕の場合はDoing & Doneリストというよりは、changelog方式のメモでやってるけど、打刻をしてそこにいまやってること考えてることを全部ログに出力しながら作業をやるやり方だ。
あとは人が一つの作業に集中できる時間は短いので、それを意識したタスクの分割をおこなうのに気をつけるのも大事だろう。僕は一つのタスクの粒度は１５分ぐらいまで細かく分けてしまった方が良いようだ。それをちゃんとchangelogに記録しながらやってれば気は散らないかな？
まずはきちんと手順書を作ってから作業を行なうようにしてみようと思う。そうしないと僕はサボってしまうので、怒られないようにするためにも色々と仕事術を試そう。
